АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
предоставления министерством имущественных отношений
Ставропольского края государственной услуги по предоставлению
копий архивных документов, подтверждающих права

I. Общие положения

1. Административный регламент предоставления министерством имущественных отношений Ставропольского края государственной услуги по предоставлению копий архивных документов, подтверждающих права (далее соответственно – регламент, министерство, государственная услуга), определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при предоставлении государственной услуги.

2. Государственную услугу предоставляют государственные гражданские служащие министерства имущественных отношений Ставропольского края (далее – работники).

3. Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:
Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» («Собрание законодательства Российской Федерации», 2008, № 13, ст. 1186);
Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» («Собрание законодательства Российской Федерации», 2006, № 19, ст. 2060);
Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (Российская газета – Федеральный выпуск « 4131 от 29 июля 2006 г.);
Федеральным законом от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» («Парламентская газета», 2009, № 8; «Российская газета», 2009, № 25; «Собрание законодательства Российской Федерации», 2009, № 7, ст. 776);
Постановлением Губернатора Ставропольского края от 11 сентября 2007 г. № 589 «Об утверждении Положения о министерстве имущественных отношений Ставропольского края» («Сборник законов и других правовых актов Ставропольского края», 2007, № 30, ст. 6765);
Инструкцией по делопроизводству, утвержденной приказом первого заместителя министра имущественных отношений Ставропольского края от 13.11.2009 № 101;
настоящим регламентом.

4. Конечным результатом предоставления государственной услуги является предоставление заявителям заверенных копий архивных документов, подтверждающих права, архивных выписок.

5. Заявителями являются:
граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства (далее - граждане), за исключением случаев, установленных международными договорами Российской Федерации или законодательством Российской Федерации;
юридические лица (далее – организации). От имени организации действует ее представитель – лицо, в установленном законодательством порядке уполномоченное представлять интересы организации.

6. Исполнение запросов граждан и организаций осуществляет отдел организационной работы и кадрового обеспечения министерства при наличии соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов.

7. Основные понятия, применяемые в настоящем регламенте:
запрос – письмо о предоставлении заверенных копий архивных документов, подтверждающих права;
архивная копия – копия хранящегося в архиве документа, заверенная в установленном порядке;
архивная выписка – дословное воспроизведение части текста документа, хранящегося в архиве министерства, заверенное в установленном порядке;
заявитель – автор запроса.

II. Требования к порядку предоставления государственной услуги

Информирование о порядке предоставлении государственной услуги

8. Информацию о порядке предоставления государственной услуги можно получить:
непосредственно в министерстве;
по телефонам министерства;
в письменном виде по почтовому адресу министерства: Дом Правительства, пл. Ленина, 1, г. Ставрополь, 355025;
в письменном виде на электронный адрес (электронная почта) министерства: Данный адрес e-mail защищен от спам-ботов, Вам необходимо включить Javascript для его просмотра. и на официальный информационный Интернет-портал органов государственной власти Ставропольского края (далее – Интернет-портал) в разделе «Органы власти», подразделе «Министерство имущественных отношений Ставропольского края».

9. Местонахождение министерства: ул. Лермонтова, 189/1, г. Ставрополь, контактный телефон (телефон для справок): 8(8652) 24-11-27, тел./факс 8(8652) 24-69-16. Телефоны специалистов отдела организационной работы и кадрового обеспечения министерства (далее – специалисты), ответственных за предоставление государственной услуги: 8(8652)23-13-19, 24-05-12.

Адрес официального сайта министерства в сети Интернет: http://www.miosk.estav.ru.

10. Режим работы министерства:
понедельник - пятница с 9.00 до 18.00
обеденный перерыв с 13.00 до 14.00

11. Информирование граждан о порядке предоставления государственной услуги организуется следующим образом.

Публичное информирование проводится путем размещения информации на Интернет-портале, официальном сайте министерства, на информационном стенде в министерстве.

Индивидуальное информирование обеспечивается специалистами по вопросам предоставления государственной услуги министерства в форме устного информирования, или при личном обращении по следующим вопросам:
адрес местонахождения министерства;
наличие запрашиваемых документов в архиве;
срок исполнения запроса;
время приема заявителей и способы выдачи документов;
другие вопросы, касающиеся предоставления архивных копий, подтверждающих права.

Условия и сроки предоставления государственной услуги

12. Для получения архивной выписки и архивной копии, подтверждающей права, необходимо оформить запрос в произвольной форме с отражением в запросе названия организации (для граждан – фамилии, имени, отчества), почтового адреса, темы (вопроса), номера и даты запрашиваемой информации, количества необходимых копий, (примерный образец заполнения запроса указан в приложениях № 2, 3) или иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.

13. Запрос, поступивший в министерство по электронной почте, факсу, подлежит рассмотрению в порядке, установленном настоящим регламентом.

14. Срок предоставления государственной услуги составляет не более 30 дней с момента регистрации письменного запроса, если не установлен более короткий срок исполнения.

15. Государственная услуга предоставляется бесплатно.

Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги

16. Основаниями для отказа в предоставлении государственной услуги являются:
отсутствие запрашиваемых архивных документов;
отсутствие в запросе необходимых для поиска сведений запрашиваемого документа;
отсутствие у заявителя, истребующего сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах документов, подтверждающих его полномочия;
ограничение доступа к документам, содержащим конфиденциальную информацию.

Не подлежат рассмотрению запросы и Интернет-обращения, не содержащие фамилии, почтового или электронного адреса заявителя, контактного телефона, а также обращения, содержащие ненормативную лексику и оскорбительные высказывания.

17. Об отказе в рассмотрении обращения заявителю письменно направляется ответ.

III. Административные процедуры

Последовательность административных действий (процедур)

18. Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
прием и первичная обработка письменных запросов;
регистрация и аннотирование поступивших запросов;
направление запросов на исполнение;
личный прием граждан и представителей организаций;
оформление ответа на запрос;
предоставление справочной информации о ходе рассмотрения письменного запроса.

Блок-схема последовательности административных процедур и административных действий при предоставлении государственной услуги в министерстве представлена в приложении № 1 к настоящему регламенту.

19. Основанием для предоставления государственной услуги по предоставлению копий архивных документов, подтверждающих права, является поступление запроса по почте, по факсу, по электронной почте, на официальный сайт министерства, либо личное обращение заявителя в министерство.

20. Прием и первичная обработка запросов, поступивших по почте, осуществляется старшим специалистом 2 разряда отдела организационной работы и кадрового обеспечения (далее – старший специалист), который вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов, к тексту письма прилагает конверт (если в письме не указан адрес заявителя);

Старший специалист может осуществляет прием письменных запросов непосредственно от заявителей. При этом по просьбе обратившегося гражданина или представителя организации на копиях или вторых экземплярах делается отметка с указанием даты приема запроса.

21. Запросы, поступившие в отдел организационной работы и кадрового обеспечения министерства по информационным системам общего пользования (Интернет-портал, электронная почта министерства и т.д.), распечатываются на бумажный носитель специалистом отдела организационной работы и кадрового обеспечения, передаются помощнику министра для регистрации и подлежат рассмотрению в соответствии с настоящим регламентом.

22. Запросы, принятые по факсу специалистом отдела организационной работы и кадрового обеспечения, передаются помощнику министра для регистрации и подлежат рассмотрению в соответствии с настоящим регламентом.

Регистрация и аннотирование поступивших запросов

23. Поступившие в министерство письменные запросы после первичной обработки регистрируются старшим специалистом отдела организационной работы, с использованием программного комплекса «Делопроизводство». При этом на запросе в правом нижнем углу первой страницы письма проставляется регистрационный штамп министерства с указанием присвоенного регистрационного номера и даты поступления. Все поступившие запросы, передаются помощнику министра для рассмотрения их министром, а при его временном отсутствии - первым заместителем министра и наложения резолюции.

Резолюция проставляется на запросе и содержит:
срок исполнения;
фамилию лица, ответственного за организацию исполнения запросов;
подпись автора резолюции;
дату резолюции.

24. После наложения резолюции запросы в течение одного рабочего дня передаются старшему специалисту отдела организационной работы.

Старший специалист: вносит текст резолюции и срок ее исполнения в программный комплекс «Делопроизводство», распечатывает журнал входящей корреспонденции и передает на исполнение заместителям министра либо работникам соответствующих подразделений министерства, в соответствии с резолюцией, под роспись.

Регистрация запроса считается юридическим фактом, являющимся основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

Передача запросов на исполнение

25. Передача запросов на исполнение конкретным исполнителям осуществляется в течение одного рабочего дня после рассмотрения в соответствии с резолюцией.

Исполнение запроса осуществляется по документам, находящимся на хранении в архиве министерства, в течение 30 дней (если не установлен более короткий срок исполнения).

26. Запрос, направляемый на рассмотрение нескольким исполнителям, передается им на рассмотрение в копиях. При этом необходимое количество копий документов подготавливается специалистами отдела организационной работы и кадрового обеспечения. Контроль сроков исполнения, а также подготовку проекта ответа заявителю осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым. Соисполнители не позднее семи дней до истечения срока исполнения письма обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки проекта ответа.

27. Исполнитель, которому непосредственно поручено рассмотрение запроса согласует проект ответа с руководителем соответствующего структурного подразделения.

28. Ответ на запрос подписывается министром, либо его первым заместителем.

29. Если в запросе отсутствуют необходимые для поиска сведения, исполнитель в течение 10 дней уточняет эти сведения по указанному контактному телефону, либо направляет заявителю письмо с просьбой уточнить необходимые для выполнения запроса данные.

30. Если в архиве министерства отсутствуют документы и сведения по теме запроса, но известно местонахождение этих документов, то в течение 5 дней с момента их регистрации производится пересылка запроса.

В этом случае исполнитель готовит сопроводительное письмо к запросу и уведомление заявителю об отсутствии документов в архиве и пересылке запроса на исполнение в другую организацию. Оригинал запроса вместе с сопроводительным письмом пересылается в организацию, где хранятся документы. Заявителю посылается уведомление о пересылке запроса.

31. Подготовленный проект письма с приложением архивных документов, подтверждающих права, завизированный начальником отдела, ответственного за организацию исполнения запроса, направляется на подпись министру, либо его первому заместителю.

Подготовленные архивные копии заверяются в соответствии с требованиями нормативов.

32. Ответ на запрос, поступивший в министерство или должностному лицу министерства по информационно-телекоммуникационной сети общего пользования (Интернет-портал, электронная почта и т.д.) направляется по почтовому адресу, указанному в запросе.

33. В случае личного приема гражданина, либо представителя организации, должностным лицом министерства, заявитель предъявляет паспорт или иной документ, удостоверяющий его личность. Заявитель предъявляет официальный запрос организации, от имени которой он действует, или свое заявление на оказание услуги по предоставлению копий архивных документов, подтверждающих права.

34. После наложения резолюции министром или его первым заместителем и в исключительных случаях, в соответствии с распоряжением соответствующего должностного лица, работники отдела организационной работы и кадрового обеспечения министерства, оперативно осуществляют его регистрацию в программном комплексе «Делопроизводство», и при наличии соответствующих документов, в течение 1 рабочего дня предоставляют заявителю копии архивных документов, подтверждающих права.

35. Архивные документы, подтверждающие права, в случае личного обращения заявителя или его доверенного лица, выдаются ему под роспись при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего его личность; доверенному лицу – при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке.

Получатель архивных копий документов расписывается на первом экземпляре запроса, остающегося на хранении в министерстве, указывая свою фамилию, должность, дату получения. При этом соответствующая отметка делается старшим специалистом сектора кадров и делопроизводства отдела организационной работы и кадрового обеспечения в программном комплексе «Делопроизводство», а запрос списывается «В дело» как исполненный.

В остальных случаях архивные документы, подтверждающие права, высылаются заявителям письмом по почте.

36. Результатом рассмотрения запроса в министерстве является подготовка ответов заявителям, с предоставлением заверенных копий архивных документов, и передача ответов на регистрирование писем и отправку почтовой связью в отдел организационной работы и кадрового обеспечения министерства до 14.00 часов, о чем делается отметка в журнале с указанием даты и исходящего номера ответа.

Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения запроса

37. Справочная информация по вопросам предоставления услуги по рассмотрению запросов граждан и организаций предоставляется специалистами отдела организационной работы и кадрового обеспечения по телефонам или при личном обращении заявителя.

38. Справочная информация даётся по следующим вопросам:
о получении запроса;
о стадии рассмотрения запроса;
о результатах рассмотрения запроса.

39. Телефонные звонки от заявителей по вопросу рассмотрения поступившего запроса, принимаются ежедневно с 9.00 час. до 18.00 час. (кроме выходных и праздничных дней), в день, предшествующий выходному или праздничному дню, - с 9.00 час. до 17.00 час., обеденный перерыв с 13-00 час. до 14-00 час. по телефонному номеру 8(8652)23-13-19, 24-05-12.

40. Результатом предоставления справочной информации при личном обращении заявителя или по справочному телефону является информирование гражданина или представителя организации по существу обращения в устной форме.

IV. Контроль за предоставлением государственной услуги

41. Контроль за предоставлением настоящего регламента осуществляет первый заместитель министра.

42. Специалисты, ответственные за предоставление государственной услуги, несут персональную ответственность за соблюдение порядка и сроков предоставления государственной услуги.

Персональная ответственность специалистов, ответственных за предоставление государственной услуги, закрепляется в их должностных регламентах в соответствии с требованиями законодательства.

V. Порядок обжалования действий (бездействия) должностных лиц, принятых в ходе предоставления государственной услуги

43. Заявители имеют право обжаловать действия (бездействия) и решения, принятые в ходе предоставления государственной услуги.

Заявители имеют право обращаться по вопросам нарушения административного регламента предоставления государственной услуги в министерство, или в вышестоящий орган – Правительство Ставропольского края.

44. Обращения заявителей, обжаловавших действия (бездействия) и решения ответственных работников министерства при предоставлении государственной услуги, рассматривает министр либо его первый заместитель.

45. Заявители имеют право обратиться с жалобой при личном приеме или в письменной форме.

В письменном обращении заявитель указывает фамилию, имя, отчество исполнителя, к которому обращался заявитель, а также свою фамилию, имя, отчество, почтовый адрес или адрес электронной почты, по которому должен быть направлен ответ, излагает суть обжалуемого действия (бездействия), предложения, заявления, ставит личную подпись и дату.

Жалоба, не содержащая этих сведений и не имеющая подписи, признается анонимной и не подлежит рассмотрению.

Письменные жалобы заявителей регистрируются в журнале входящих документов и рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации.

Если в ходе личного приема заявителей должностными лицами министерства, изложенные факты и обстоятельства являются очевидными и не требующими дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия заявителя может быть дан устно.

В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию министерства, заявителю дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

46. Если в результате рассмотрения жалобы доводы признаются обоснованными, то принимается решение о применении мер ответственности к лицам, допустившим нарушения в ходе исполнения государственной услуги на основании настоящего регламента, повлекшие за собой жалобу.

Заявителю направляется сообщение о принятом решении в течение 5 рабочих дней со дня принятия решения.

47. Заявитель вправе обжаловать решения, принятые в ходе исполнения государственной услуги, действия или бездействие должностных лиц министерства в судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.